Jednolite regulaminy zakupowe w spółkach zależnych PKP PLK

Rozkład jazdy:

1. Jakie najważniejsze zmiany wprowadzono w nowych regulaminach zakupowych spółek zależnych PLK?
2. Dlaczego obniżenie progu procedury uproszczonej z 3 mln zł do 1 mln zł jest istotne dla transparentności zamówień?
3. Jak wdrożenie jednolitych zasad wpłynie na realizację inwestycji infrastrukturalnych w Grupie PLK?

Decyzja Rady Nadzorczej i wspólny termin wdrożenia

Proces aktualizacji regulaminów został przeprowadzony zgodnie z dyspozycją Rady Nadzorczej PLK S.A. Podczas posiedzenia 13 czerwca 2025 r. Rada zobowiązała Zarząd do przedstawienia informacji o stanie realizacji zaproponowanych zmian w procedurach zakupowych.

Po opracowaniu projektów nowych regulaminów ustalono wspólną datę ich wejścia w życie – 1 października 2025 r. Termin ten miał zapewnić wszystkim spółkom odpowiedni czas na przygotowanie organizacyjne oraz dostosowanie wewnętrznych procesów do nowych wymogów. Zarządy wszystkich podmiotów przyjęły regulaminy w drodze uchwał podjętych w drugiej połowie września 2025 roku.

Spójne zmiany w całej Grupie

Wprowadzone regulacje są jednolite dla wszystkich spółek objętych procesem i mają na celu uszczelnienie procedur oraz zwiększenie przejrzystości działań zakupowych. Nowelizacja obejmuje kilka kluczowych obszarów.

Jednym z najważniejszych elementów jest doprecyzowanie zasad prowadzenia postępowań zakupowych na potrzeby podwykonawstwa. Dotyczy to również sytuacji, w których postępowanie służy wyłącznie pozyskaniu wstępnych ofert niezbędnych do przygotowania oferty spółki ubiegającej się o większe zamówienie jako generalny wykonawca. Ma to uporządkować proces zbierania ofert i ograniczyć ryzyko niejasności interpretacyjnych.

Istotną zmianą jest także wydłużenie terminów składania ofert w trybach zapytań ofertowych – zarówno otwartych, jak i zamkniętych – w przypadku dużych zamówień na roboty budowlane o wartości przekraczającej 20 mln zł. Dłuższy czas na przygotowanie ofert ma zwiększyć konkurencyjność i umożliwić wykonawcom rzetelne opracowanie propozycji.

Nowe regulaminy rozszerzają również zakres informacji przekazywanych wykonawcom po wyborze najkorzystniejszej oferty. Ma to bezpośrednio podnieść transparentność postępowań oraz zwiększyć przewidywalność działań spółek wobec rynku.

Kolejną istotną zmianą jest obniżenie progu stosowania procedury uproszczonej z 3 mln zł do 1 mln zł. W praktyce oznacza to, że większa liczba zamówień będzie podlegała pełnej procedurze udzielenia zamówienia, wraz ze wszystkimi wymogami formalnymi przewidzianymi w regulaminie. Rozwiązanie to ma ograniczyć ryzyko nadużyć i wzmocnić kontrolę nad wydatkowaniem środków.

Transparentność i odpowiedzialność wobec rynku

Jak podkreśla Małgorzata Kuczewska-Łaska, Członek Zarządu – Dyrektor ds. finansowych w PLK S.A., wprowadzenie jednolitych regulaminów zakupowych to ważny krok w kierunku dalszego uporządkowania procesów oraz podniesienia jakości zarządzania w Spółce.

Spójne i przejrzyste zasady postępowań zakupowych zwiększają przewidywalność działań, ułatwiają współpracę między spółkami oraz wzmacniają odpowiedzialność wobec rynku. Dzięki temu możliwe jest skuteczniejsze planowanie inwestycji, bardziej efektywne wykorzystywanie środków publicznych oraz budowanie stabilnych warunków realizacji projektów kluczowych dla rozwoju infrastruktury kolejowej w Polsce.

Spółki objęte nowymi regulaminami

Zaktualizowane regulaminy obowiązują w spółkach zależnych: DOLKOM, PPM-T, PNiUIK Kraków oraz ZRK-DOM Poznań. Ujednolicenie zasad w tych podmiotach ma wzmocnić standardy zakupowe w całej Grupie oraz przyczynić się do dalszej profesjonalizacji procesów.

Wdrożenie nowych regulaminów nie jest jedynie formalną zmianą dokumentów. To element szerszego procesu budowania jednolitego systemu zarządzania zamówieniami, który ma zwiększyć efektywność operacyjną i poprawić jakość realizowanych inwestycji. Jednolite zasady mają usprawnić realizację zamówień i zapewnić większą przejrzystość działań w całej strukturze organizacyjnej Polskich Linii Kolejowych S.A.