Ile kosztuje promocja systemu biletowego Warszawy? Pięć agencji i duże różnice cen

Zamówienie dotyczy kompleksowych działań reklamowych związanych z wprowadzeniem nowego sposobu płacenia za przejazdy komunikacją miejską. Propozycje wykonawców znacznie różnią się cenami, choć większość mieści się w budżecie zamawiającego. O założeniach kampanii i jej planowanym zakresie pisaliśmy już wcześniej w TransInfo.pl.

Rozkład jazdy: kampania Warszawskiego Systemu Biletowego

1. Co obejmuje zamówienie ZTM na promocję nowego systemu biletowego?
2. Ile zaproponowało pięć agencji i które oferty mieszczą się w budżecie?
3. Jak będą oceniane propozycje i kiedy poznamy wykonawcę kampanii?

Jedenaście miesięcy promocji nowego systemu biletowego

Zarząd Transportu Miejskiego w Warszawie poszukuje wykonawcy kompleksowej kampanii promocyjno-informacyjnej towarzyszącej wprowadzeniu Warszawskiego Systemu Biletowego, czyli nowego rozwiązania do obsługi płatności za przejazdy Warszawskim Transportem Publicznym.

Zamówienie obejmuje 11 miesięcy działań podzielonych na trzy etapy. Pierwszy ma przygotować mieszkańców na nadchodzącą zmianę i zbudować rozpoznawalność marki WSB. Drugi skoncentruje się na korzyściach nowego systemu, natomiast trzeci pomoże obecnym pasażerom przygotować się do korzystania z nowych rozwiązań.

Agencja będzie odpowiedzialna za przygotowanie strategii, koncepcji kreatywnej, produkcję materiałów reklamowych, planowanie i zakup mediów, emisję oraz raportowanie wyników. Minimalny pakiet obejmuje 11 filmów promocyjnych i dwie animacje, a także materiały przeznaczone do mediów społecznościowych, reklamy internetowej i nośników zewnętrznych. Szczegółowe instrukcje obsługi nowego systemu nie są przedmiotem tej kampanii.

Wymagania dotyczą również skali dotarcia do odbiorców. Co najmniej 70% budżetu kampanii ma zostać przeznaczone na płatne media, przede wszystkim reklamę zewnętrzną OOH/DOOH oraz internet. ZTM oczekuje między innymi minimum 20 mln kontaktów z reklamą zewnętrzną i odpowiedniego zasięgu kampanii w Warszawie oraz gminach obsługiwanych przez WTP.

Pięć ofert. TRYGON najtańszy, CREATIVEHARDER najdroższy

Otwarcie ofert odbyło się 22 października 2026 roku. Zainteresowanie zamówieniem wyraziło pięciu wykonawców, w tym jedno konsorcjum.

Najniższą cenę zaproponowała TRYGON Sp. z o.o. z Warszawy, wyceniając całe zadanie na 912 660 zł brutto. Druga propozycja pochodzi od MASTERMIND MEDIA i jest droższa o ponad 122 tys. zł.

Pełne zestawienie ofert, od najtańszej do najdroższej:

Różnica między najtańszą i najdroższą ofertą wynosi 2 126 670 zł brutto. CREATIVEHARDER wyceniło usługę na ponad 3,3 razy więcej niż TRYGON.

Najbliższym cenowo konkurentem lidera jest MASTERMIND MEDIA, którego propozycja jest droższa o 122 647,84 zł, czyli około 13,4%.

Budżet ZTM wynosi 3 mln zł. Cztery oferty poniżej tej kwoty

Zamawiający poinformował, że na sfinansowanie kampanii przeznaczył dokładnie 3 000 000,75 zł brutto.

Oznacza to, że cztery z pięciu ofert mieszczą się w budżecie. Jedynym wykonawcą, który go przekroczył, jest CREATIVEHARDER. Różnica wynosi 39 329,25 zł, czyli około 1,3%.

Najtańszy TRYGON zaoferował realizację zadania za kwotę niższą od budżetu o 2 087 340,75 zł, co odpowiada niemal 69,6% dostępnych środków. Tak duża rozpiętość cen będzie wymagała dokładnego sprawdzenia, czy wszystkie propozycje obejmują pełny zakres wymaganej kampanii.

Wartość budżetu nie jest przy tym równoznaczna z przyszłym kosztem umowy. Ostateczna kwota będzie znana dopiero po zakończeniu oceny ofert i podpisaniu kontraktu.

Cena stanowi 100% kryteriów. Kto ma największe szanse?

ZTM przyjął cenę brutto jako jedyne kryterium oceny ofert, z wagą 100%. W postępowaniu nie przewidziano dodatkowej punktacji za koncepcję kreatywną, doświadczenie czy deklarowany zasięg kampanii. Wymagania dotyczące zespołu, realizacji i wcześniejszych projektów są natomiast warunkami, które wykonawcy muszą spełnić.

Przy takim sposobie oceny TRYGON ma najkorzystniejszą pozycję cenową. Nie oznacza to jednak automatycznego wyboru firmy, ponieważ ZTM musi zweryfikować zgodność oferty z dokumentacją i pozostałe warunki udziału w przetargu. Dotychczas opublikowano informację z otwarcia ofert, a nie rozstrzygnięcie postępowania.

Zamawiający wymagał wniesienia 30 000 zł wadium, a od wykonawców oczekuje doświadczenia w realizacji co najmniej dwóch kampanii reklamowych z zakupem mediów o wartości minimum 1 mln zł brutto każda. Agencja musi również dysponować odpowiednim zespołem specjalistów zajmujących się strategią, kreacją, produkcją i planowaniem mediów.

Pełna dokumentacja przetargu, w tym SWZ, opis przedmiotu zamówienia i opublikowane zmiany, znajduje się na platformie zakupowej ZTM Warszawa.

Zakupowe tło

Kampania jest częścią przygotowań do uruchomienia Warszawskiego Systemu Biletowego, którego pierwsze wdrożenie zaplanowano na wrzesień 2027 roku, a osiągnięcie pełnej funkcjonalności na marzec 2029 roku. Projekt przewiduje między innymi portal pasażera, aplikację mobilną, indywidualne konto użytkownika oraz około 13 tys. nowych kasowników, instalowanych w pojazdach WTP i na stacjach metra.

ZTM prowadził już w tym roku odrębny przetarg na kampanię promującą sam Warszawski Transport Publiczny pod hasłem „WTP – Ruszasz, kiedy chcesz”. We wrześniu wybrano w nim ofertę Softhar Janusz Karaś za 135 300 zł, obejmującą produkcję trzech filmów, fotografii i materiałów graficznych. Obecne zamówienie ma znacznie szerszy zakres: obejmuje nie tylko produkcję treści, ale również wielomiesięczną emisję reklam i zakup mediów.