Przetargi – jak nie zostać „frajerem” ;)

Tytuł odważny i brutalnie pokazujący problem, który dotyczy tych z Państwa, którzy zmuszeni zostają do organizowania przetargów na dostawę podzespołów i części dla produkowanych lub naprawianych pojazdów. Każda z firm wymagająca stałych dostaw części w poszukiwaniu kontrahenta organizuje przetargi, dzięki którym może wyznaczyć firmę, dla której rozpocznie się gwarantowana linia zamówień. To oczywiste, że dla dostawcy (ang. Supplier) to pakt gwarantujący stały zbyt części. W pułapkę wpadają jednak ci, którzy organizują przetargi. Starając się wyłonić dostawcę zazwyczaj skupiamy się na załączonym przez oferenta zestawie podzespołów i towarzyszących im cen. Najczęściej wiążemy to z planem wydatków i kosztów w najbliższym okresie (ang. MTP – Middle Term Plan). Umożliwia to zaplanowanie budżetu np. kosztów serwisowania na wyznaczony z góry okres. Tym sposobem mamy z głowy problem, kto pomoże nam w tym okresie i dostarczy każdą niezbędną część. Dodatkowo planując ilość przeglądów i różnego rodzaju usług jesteśmy w stanie przewidzieć ile to nas będzie kosztować. Pułapka jest prosta. Umowa na dostawę często wiąże się z załączoną listą towarów (ang. Items Catalogue), dla których dostawca gwarantuje cenę. Przewidujący – bez trudu zauważy, że często potrzeby wykroczą poza dostępną listę i będziemy musieli prosić o dostarczenie detalu z poza katalogu (najprostszy przykład – wypadek i nieprzewidywalne uszkodzone drzwi). Kluczowe jest stwierdzenie „… będziemy musieli …”, bo kontrakt najczęściej zobowiązuje nas do zamówienia towaru u tego, kto okazał się najlepszy w przetargu. Innym powodem oczywiście jest to, że nikt nie będzie organizował nowego przetargu, gdy kwota pozakatalogowego zapotrzebowania nie przekroczy ustalonej wartości, którą najczęściej jest wartość 3 tyś zł. netto. Przysłowiowa furtka, którą dajemy dostawcy sprawia, że chcąc się odkuć za małą marżę umieszczoną na katalogowych produktach – tym razem wyskoczy nam z kosmiczną ceną, na którą bez oporu skiniemy głową, bo kto podważy, że ten dostawca był i jest najlepszym rozwiązaniem? Warto by zakończyć ten artykuł radą, która pomoże organizującym przetargi ustrzec się przed czyhającą pułapką. Formując umowę na zapewnienie dostaw i ustalając cennik oferowanych produktów starajcie się dodawać klauzulę, która zagwarantuje stałą marżę lub upust dla produktów związanych z określonym pojazdem, np. kompletacja podzespołów dla Autosana H9. Jak mawiają ostrożni „diabeł tkwi w szczegółach”. Gdy pojawi się awaryjna sytuacja – zapotrzebowanie na produkt z poza katalogu wiązać się będzie z rygorystycznym sposobem działania dostawcy. Zawarta umowa zmusi go do zrealizowania zamówienia na określonych warunkach. Mimo, że użyłam ostrych ostrzeżeń na początku – nikt nie traci na takiej formie konstruowania umów. Zapotrzebujący nie czuje się jednak frajerem, bo zapewnił sobie rozwiązanie chroniące go przed szaleństwami dostawców, którzy kierowani naturalnym instynktem nie chcą przegapić żadnej okazji zwiększenia swojego przychodu. „Wilk syty i owca cała” – to proponowane dla Was kluczowe hasło na najbliższy organizowany przetarg 😉